Udgivet i Skriv en kommentar

Case: Virksomhed i forsikringsbranchen

Vi blev bedt om at gennemgå deres printrutiner. Kunden har en stort forbrug af print, almindeligt for branchen. Deres printrum bar præg af uafhentede print. Mange dokumenter kunne have personfølsomt indhold. Vi lavede en analyse sammen. Der blev printet ca. 5,5 mio print årligt. Data til analysen blev tilvejebragt ved hjælp af et analyseværktøj der hentede print informationer i baggrunden. Spildet var meget synligt. Hvert printrum genererede sække med uafhentede print, hver dag. Deres setup var to store mulitifunktionsmaskiner i hvert printrum af forskellige fabrikater samt et antal decentrale printere. 
Løsningen vi regnede os frem til var

  • 18 Multifunktionsmaskiner blev bibeholdt
  • 18 nye identiske multifunktionsmaskiner, en til hvert printrum
  • Nedtage ca. 18 ældre maskiner samt et antal printere
  • Print management løsning , hvor print udløstes ved at swipe nøglekort
  • Resultatet blev at de 18 bibeholdte maskiner efter et år i store træk kunne udfases.
  • Deres printvolumen faldt over to år fra 5,5 mio print til 3,7 mio print.
  • Tidsforbruget ved at hente print faldt, da medarbejdere i snit hentede tre printjob, i stedet for at gå hver gang de havde printet, se regneeksempel på besparelser ved print management
  • Ingen uafhentede print
  • Ingen frustrationer over rod
Udgivet i Skriv en kommentar

Dokumentscanning, print og kopiering – advokatkontor

Hen over sommeren har vi leveret og implementeret ny løsning til print– og dokumentscanning hos et advokatkontor i Aarhus med knapt 40 ansatte

Ønsker:

  • Et ønske om mere driftstabilt udstyr
  • En bedre service med hurtigere respons
  • Overgangen til ”Digital hovedforhandling”
    • Øget behov omkring indeksering og arkivering i søgbart PDF format
  • Implementering af elektronisk bilagshåndtering med ny løsning til dokumentscanning
  • Udskrivning forenklet med Sikker Udskrift – Pull Print

Casen/Udfordringer:

  • I forbindelse med flytning til nye lokaler bliver der behov for en ekstra maskine.
  • To multifunktionsmaskiner skal ofte genstartes af uransagelige grunde.
  • OCR løsningen ligger i multifunktionsmaskinen. Ved store scanningsopgaver bryder maskinen sammen
  • Man ønsker at forbedre dokumentscanning i forbindelse med implementering af ”Digitale Hovedforhandlinger” samt som et generelt ønske om at dirigere de store mængder papir over i en elektronisk form.
  • Servere er trætte og har dagligt performance problemer
  • Serverløsning der kører ca. 40 brugere, er placeret internt og skiftes ved samme lejlighed.
  • Der printes ca 550.000 sider pr. år

Dokumentscanning:

  • Konsolidere dokumentscanning i forbindelse med overgang til ”Digital Hovedforandling”
  • Levere søgbare filer direkte ind i Unik Advosys
    • Tekst i dokumenter bliver afløftet og gemt i søgbart PDF format.
    • Navngivet med dokumenttype: Replik, Duplik, Fuldmagtserklæring etc. samt sagsnummer
    • Filer navngives hurtigt da typiske dokumenttyper ligger i en rulleliste
    • Filer kan tilføjes påtrykt sidenummerering (1/3, 2/3 etc.)

Tre multifunktionsmaskiner:

  • Tre hurtige og driftsikre multifunktionsmaskiner. Hastighed print, 55 sider/minut. Hastighed scan, 80/160 sider pr. minut Se eksempler på tilsvarende løsninger her

Follow Me printløsning:

  • Print leveres til server og udløses ved en vilkårlig printer efter indtastning af pinkode
  • Tidsforbrug i forbindelse med afhentning af print reduceres meget
  • Ingen sammenblandede dokumenter
  • Ingen uafhentede print

Beskrivelse af hardware og software på løsningen:

  • Dokumentscan baseret på software fra Nuance – Autostore Express – en løsning der kan tilrettes med mange forskellige processoptimerende funktioner.
  • PullPrint løsning baseret på software fra PaperCut. Et fleksibelt produkt der er enkelt at anvende og integrerbart til eksisterende printløsning
  • Printere/kopimaskiner med fuld service i driftsaftale. Aftalen er fleksibel og der kan nemt skaleres op og ned i udstyr og kapacitet

Læs mere om Digital Hovedforhandling her

Vil du høre mere om løsningen, så kan du nemt komme i kontakt her! Eller ring! Tlf. 20771232