Udgivet i Skriv en kommentar

Dokumentscan til Navision

Vi har lavet en lille smart løsning der integrerer bilag til den gamle Navision.

Processen kan hente bilag fra kopimaskinens scanner, fra Outlook og fra filstrukturen i Windows “stifinder”.

Kundens udfordring er at kunne bevare overblikket over dokumenterne i en ordre. Der kommer mange korrektioner undervejs i processen. Emails, håndskrevne noter. Følgesedler og der laves beregninger. I forbindelse med afregning og en evt garantisag er det vigtigt at kunne genskabe dokumentationen. Helt enkelt handler det om at navngive filerne ensartet og arkivere som søgbare PDF dokumenter. Filerne navngives eksempelvis: “ordrenummer”_”kundenummer”_”projekt”_”dokumenttype”.pdf. PDF er det typske dokumentformat, men der kan også gemmes dokumenter fra Microsoft Office.
Ordrenummeret bruges som reference i Navision, hvor vi har lavet en “Dokument” knap, hvor man én gang går ind og knytter mappen på drevet til ordren i Navision.

previous arrow
next arrow
Slider

 

 

 

 

 

Udgivet i Skriv en kommentar

Scan til Advosys

BB Kommunikation tilbyder en løsning der håndterer udfordringerne omkring scan til Advosys og videre til “Minretssag.dk”

Løsningen tilrettes aktuelle ønsker, men kan tage udgangspunkt i nedenstående:

  • Brugeren logger sig på med adgangskode
  • Indscanning aktiveres fra displayet på multifunktionsmaskinen.
  • Indtast sagsnummer. Herefter slås der op i sagsregistret og klientens navn returneres for kontrol.
  • Filer navngives hurtigt da typiske dokumenttyper ligger i en rulleliste; Replik, Duplik, Notat etc.
  • Der tilføjes sagsnummer klientnavn og evt. fritekst.
  • Ønskes dokumenter skilt i flere PDF-filer kan dette forenkles ved at tilføje et skilleark med en stregkode.
  • Ønskes sagen sidenummereret kan dette tilvælges efter behov.
  • Dokumenterne leveres direkte til Unik Advosys OCR-behandlet i søgbart PDF format.
  • Senere i forløbet, kan mange filer samles i én stor PDF, sidenummereret
  • Fra samme applikation kan der ligeledes scannes til egen mail indbakke
Heading layer

Løsningen sameksisterer med Follow Me Print, d.v.s. man kun skal logge på én gang og både kan scanne og printe

previous arrow
next arrow
Slider

Med denne løsning opnås:

  • Filerne leveres i ensartet format med sagsnummer, klientnavn og dokumenttype hver gang
  • Man undgår problemet med dokumenter der forsvinder ned i den forkerte journal, hvis man ved en fejl taster forkert sagsnummer, idet man får klientens navn op på displayet til kontrol
  • GDPR Compliance, der ligger ikke filer på PC skrivebordet med personoplysninger
  • Store tidsbesparelser
Udgivet i Skriv en kommentar

Scan af bilag til Economic

Economic er et enormt udbredt regnskabsprogram. BB Kommunikation har en integration der fjerner flere af de besværlige steps i forbindelse med scan af købsbilag, fakturaer, bonner mm.

Vi kan sætte en løsning op sammen med en af vores dokumentscannere eller multifunktionsmaskiner. Vi kan naturligvis også tilbyde en løsning til jeres eksisterende udstyr. Forudsat naturligvis at den scanner eller multifunktionsmaskine i benytter, som minimum understøtter scan til mappe.

Det der ofte efterspørges er:

  • Scan til mappe
  • Søgbart PDF-format, det klarer
  • Split af dokumenter til separate filer
  • Samle separate filer til et dokument
  • Sidenummerering
  • Fjerne blanke sider
  • Navngive på basis af værdier i dokumentet
  • Overvågning af mapper og opsamling af bilag
  • Overvågning af mail og opsamling af bilag
  • Der er mange andre muligheder, spørg endelig
  • Medarbejdere kan sende filer til mappe der overvåges af BB Kommunikation’ automatik. Uden at der gøres yderligere, ekspederes bilaget videre til Econonic
Udgivet i Skriv en kommentar

Dokumenthåndtering

Digital dokumenthåndtering med Kyocera Capture Manager 

Håndter dokumenter der kommer som fysisk papir, indgående email, informationer fra Web Applikationer, Rapporter fra ERP systemer mmm.

Fysiske Dokumenter: Kyocera Capture Manager afløfter tekst med avancerede OCR (Optic Character Recognition) løsninger. Dokumenthåndteringen fanger indgående mails og afkoder eventuelle sagsspecifikke data, såsom et ordrenummer og omdanner mailen til f.eks. PDF format. Data fra web formularer høstes og omdannes ligeledes til et struktureret format eksempelvis PDF, hvorefter dokumenthåndteringen arkiverer 

Anvender afløftede informationer til arkivering af bilag i en filstruktur, samtidig med at der f.eks. skabes en XML fil der kan rute søgninger i ERP/CRM system over til dokumenterne

Dit navn..
Virksomhedens navn evt..
Den mailadresse vi kan kontakte dig på..