Kategori: Follow Me Print

Udgivet i af — Skriv en kommentar

De fem lavthængende frugter i forhold til at spare på udgifter til print

I forbindelse med rigtig mange møder med kunder, kundeemner og andre, har jeg lavet en liste med fem punkter der er med til at nedbringe mængden af print og dermed følgende omkostninger:

  1. Skriv ud i Sort/hvid! Lyder indlysende. Men rigtig mange har ikke indstillet deres drivere og printere til automatisk at skrive ud i sort
  2. Brug sikker udskrift! Det er en funktion der ligger som standard i de fleste printere. Funktionen gør at du slipper for at rode i dine kollegers udskrifter. Udbyg løsningen med en avanceret løsning med udskriv til clouden og hent print ved den enhed der er mest bekvem for dig. Læs mere om Follow-Me-Print her.
  3. Automatisk duplex udskrivning. Printer du emails, hvorfor så spilde tre stykker papir på at få fem linier med tekst?
  4. Sørg for at alle medarbejdere har en applikation der gør det muligt at “udskrive” til PDF. Og fortæl at funktionen findes
  5. Tid! Placer printeren således at det er nemt og hurtigt at komme til den. Minimer gangtid.

Kopipapir kan, og bliver genanvendt i stor stil og kopipapir består hovedsageligt af papirmasse udvundet af genplantet skov (Papir er ikke fremstillet af træ fra regnskoven!), alligevel mener vi hos BB Kommunikation at der skal printes med omtanke. Vi opfordrer til at være realistiske i forbindelse med anskaffelse af ny printløsning. Mange virksomheder investerer for lidt i hardware og får høje driftsomkostninger. Andre overdimensionerer løsningen. Ser vi på statistikkerne, så står hovedparten af printere på “stand-by” eller “sleep” mode 90 % af tiden. Så der er absolut store muligheder for optimering på printløsningerne rundt omkring i virksomhederne.

Har din virksomhed brug for hjælp, så ring eller skriv!

Udgivet i af — Skriv en kommentar

Print management – Follow Me Print – hvorfor?

Print Management – Follow Me print

  • Brugerens udfordringer i dagligdagen:
  • Der ligger uafhentede print ved printeren, mange afhentes aldrig
  • Brugeren er tvunget til at løbe afsted efter at have sendt printjobbet afsted, da printene ellers kan forsvinde
  • Brugeren skal afsætte tid til at sortere i egne og andres print
  • For økonomien :
  • Lad os antage at det tager to minutter at hente et printjob.Lad os antage at der printes 10.000 sider pr. (print) bruger
  • Lad os antage at et printjob i snit er på tre sider. 10.000 sider / 3 sider pr. printjob = 3333 printjobs
  • Der bruges 2 minutter på at afhente pr. job.
  • Det giver et tidsforbrug på 6666 minutter omregnet til 111 timer pr. medarbejder pr. år!

111 timer pr. medarbejder pr. år!

  • GDPR:
  • I forhold til GDPR, er det uheldigt med personfølsomme print der ligger uafhentet. Står kopimaskinen i et lokale med offentlig adgang er det helt nødvendigt med en sikring i forhold til uafhentede print. Her er en løsning til print med adgangskode et oplagt valg. En helt simpel løsning er at sætte den lokale multifunktionsprinter op til sikker udskrift.
  • Fortrolighed:
  • I hverdagen forekommer det, at print ikke er for alles øjne. Ligeledes forekommer det at der er gæster i bygningen
  • I mange virksomheder kan man blot gå ind i bygningen og gæster har derved i teorien adgang til uafhentede print. Print med fortrolige oplysninger udfra et forretningsmæssigt, såvel som personfølsomt synspunkt

Med Print Management:

For brugeren:

  • Ingen uafhentede print
  • Ingen “Ctrl + P” – stress (Print og løb)
  • Ingen spildtid med at sortere print
  • Med Print Management henter din kollega først printjobbene efter at have printet tre dokumenter i snit
  • Ingen uautoriserede brugere kan hente print
  • Brugeren udløser print ved blot at swipe adgangskort hen over en læser der monteres på printeren. Alternativt taster pinkode. Herefter kommer alle printjobs op i displayet på multifunktionsmaskinen

Kontakt BB Kommunikation og bestil en grundig printanalyse

  • Med Follow-me:
  • Med ovenstående regnestykke, der kan gradueres afhængigt af Jeres virkelighed, vil tidsforbruget se således ud:
  • 10.000 sider / 3 sider pr printjob = 3333 printjobs. Disse afhentes som tre jobs ad gangen. Dvs. der hentes print 1111 gange svarende til 2222 minutter omregnet til 37 timer pr. medarbejder pr. år.
  • Print forbruget kan forventes at falde med ca 20%, dette tal vil igen reducere på gangtiden selvfølgelig, men naturligvis også antal producerede print

En tidsbesparelse på 74 timer pr. medarbejder/år

  • For dig som IT Administrator:
  • Løsningen giver et universelt login til printerne. D.v.s. alle brugere uanset lokation har samme driver. D.v.s. brugere kan printe fra alle lokationer uden forudgående installation af drivere
  • Ved eventuelt mix af printermærker vil der stadig være den samme ensartede printer driver
  • Der er mulighed for at påføre faktiske omkostninger på print, både direkte når der printes samt ved at udarbejde månedlige rapporter over omkostninger/forbrug
  • Mulighed for at adressere print omkostninger på forskellige afdelinger
  • BYOD – med print management kan der desuden oprettes en printkø for private enheder såsom Ipad, Androidenheder mm. Altså print via en app i stedet for traditionelle printerdrivere
  • Teknologien baseres på markedsledende teknologi
    Fremtidssikring – løbende opdateringer med ny hardware og operativsystemer

Header – Photo by Christa Dodoo on Unsplash

Udgivet i af — Skriv en kommentar

Dokumentscanning, print og kopiering – advokatkontor

Hen over sommeren har vi leveret og implementeret ny løsning til print– og dokumentscanning hos et advokatkontor i Aarhus med knapt 40 ansatte

Ønsker:

  • Et ønske om mere driftstabilt udstyr
  • En bedre service med hurtigere respons
  • Overgangen til ”Digital hovedforhandling”
    • Øget behov omkring indeksering og arkivering i søgbart PDF format
  • Implementering af elektronisk bilagshåndtering med ny løsning til dokumentscanning
  • Udskrivning forenklet med Sikker Udskrift – Pull Print

Casen/Udfordringer:

  • I forbindelse med flytning til nye lokaler bliver der behov for en ekstra maskine.
  • To multifunktionsmaskiner skal ofte genstartes af uransagelige grunde.
  • OCR løsningen ligger i multifunktionsmaskinen. Ved store scanningsopgaver bryder maskinen sammen
  • Man ønsker at forbedre dokumentscanning i forbindelse med implementering af ”Digitale Hovedforhandlinger” samt som et generelt ønske om at dirigere de store mængder papir over i en elektronisk form.
  • Servere er trætte og har dagligt performance problemer
  • Serverløsning der kører ca. 40 brugere, er placeret internt og skiftes ved samme lejlighed.
  • Der printes ca 550.000 sider pr. år

Løsningen – Dokumentscanning:

  • Konsolidere dokumentscanning i forbindelse med overgang til ”Digital Hovedforandling”
  • Levere søgbare filer direkte ind i Unik Advosys
    • Tekst i dokumenter bliver afløftet og gemt i søgbart PDF format.
    • Navngivet med dokumenttype: Replik, Duplik, Fuldmagtserklæring etc. samt sagsnummer
    • Filer navngives hurtigt da typiske dokumenttyper ligger i en rulleliste
    • Filer kan tilføjes påtrykt sidenummerering (1/3, 2/3 etc.)

Løsningen – Tre multifunktionsmaskiner:

  • Tre hurtige og driftsikre multifunktionsmaskiner. Hastighed print, 55 sider/minut. Hastighed scan, 80/160 sider pr. minut Se eksempler på tilsvarende løsninger her

Løsningen – Follow Me printløsning:

  • Print leveres til server og udløses ved en vilkårlig printer efter indtastning af pinkode
  • Tidsforbrug i forbindelse med afhentning af print reduceres meget
  • Ingen sammenblandede dokumenter
  • Ingen uafhentede print

Beskrivelse af hardware og software på løsningen:

  • Dokumentscan baseret på software fra Nuance – Autostore Express – en løsning der kan tilrettes med mange forskellige processoptimerende funktioner.
  • PullPrint løsning baseret på software fra PaperCut. Et fleksibelt produkt der er enkelt at anvende og integrerbart til eksisterende printløsning
  • Printere/kopimaskiner med fuld service i driftsaftale. Aftalen er fleksibel og der kan nemt skaleres op og ned i udstyr og kapacitet

Læs mere om Digital Hovedforhandling her

Vil du høre mere om løsningen, så kan du nemt komme i kontakt her! Eller ring! Tlf. 20771232