I forbindelse med rigtig mange møder med kunder, kundeemner og andre, har jeg lavet en liste med fem punkter der er med til at nedbringe mængden af print og dermed følgende omkostninger:
Skriv ud i Sort/hvid! Lyder indlysende. Men rigtig mange har ikke indstillet deres drivere og printere til automatisk at skrive ud i sort
Brug sikker udskrift! Det er en funktion der ligger som standard i de fleste printere. Funktionen gør at du slipper for at rode i dine kollegers udskrifter. Udbyg løsningen med en avanceret løsning med udskriv til clouden og hent print ved den enhed der er mest bekvem for dig. Læs mere om Follow-Me-Print her.
Automatisk duplex udskrivning. Printer du emails, hvorfor så spilde tre stykker papir på at få fem linier med tekst?
Sørg for at alle medarbejdere har en applikation der gør det muligt at “udskrive” til PDF. Og fortæl at funktionen findes
Tid! Placer printeren således at det er nemt og hurtigt at komme til den. Minimer gangtid.
Kopipapir kan, og bliver genanvendt i stor stil og kopipapir består hovedsageligt af papirmasse udvundet af genplantet skov (Papir er ikke fremstillet af træ fra regnskoven!), alligevel mener vi hos BB Kommunikation at der skal printes med omtanke. Vi opfordrer til at være realistiske i forbindelse med anskaffelse af ny printløsning. Mange virksomheder investerer for lidt i hardware og får høje driftsomkostninger. Andre overdimensionerer løsningen. Ser vi på statistikkerne, så står hovedparten af printere på “stand-by” eller “sleep” mode 90 % af tiden. Så der er absolut store muligheder for optimering på printløsningerne rundt omkring i virksomhederne.
Har din virksomhed brug for hjælp, så ring eller skriv!
Man kan nemt fare vild i det enorme udvalg af print, scan og kopiløsninger til et mindre kontor. Her har du et overblik multifunktionsløsninger – AIO løsninger, der dækker de basale behov for sort/hvid print samt kopiering og indscanning.
Generelt kan det siges at AIO printeren er en enhed der rummer de fleste nødvendige funktioner for udskrivning, indscanning og kopiering af diverse bilag. Alle modeller kan sættes op til udskrivning fra telefon og tablet hvad end det drejer sig om Android eller IOS, læs mere om løsningerne her, under emnet Kyocera Mobile Print. En forudsætning er at der er en tilsluttet en PC der agerer print server samt at AIO printer og telefon/tablet er på samme Wifi netværk.
Indscanning af bilag på multifunktions enheden
Nogle af løsningerne kan udbygges med automatiserede dokumentprocesser der gør hverdagen nemmere idet man f.eks. kan automatisere navngvning og akivering på sag, i mappe eller hvor det nu måtte ønskes at bilaget skal leveres.
Hvorfor vælge en sort hvid multifunktions kopimaskine?
En væsentlig grund til at vælge en printløsning der udelukkende printer i sort/hvid er økonomien. En anden væsentlig grund er driftstabilitet. En farvemultifunktionsmaskine har fire farveværk, de kører alle i forbindelse med hvert udskrift, også selvom der kun printes sort, det gir mere slid på delene. Er det udelukkende forretningsdokumenter såsom emails, følgesedler, kontrakter, sagsakter mm. Så er der ofte kun behov for at have mulighed for udskrivning i sort.
Tre modeller til tre forskellige behov
I følgende behovsanalyse er der valgt at fokusere på tre forskellige mindre behov og matche behovet med en multifunktionsprinter der passer til ønskerne. Vi starter i den helt lave ende, med et udskrivningsbehov på 1.000 sider pr. måned.
Scenarie 1.
Forbruget i ligger på ca. 1.000 print pr. måned, ca 100. sider der skal indscannes. En-to brugere:
I dette tænkte scenarie, der dækker et mindre behov, hvor det alligevel kan gøre ondt på økonomien i et lille firma, hvis der vælges forkert. KYOCERA Ecosys FS-1325 kunne være et fint valg. Multifunktionsprinteren har en anskaffelsespris på kun 1.511,- (december 2018). Med USB og Ethernet tilslutning, kan den deles i et virksomhedsnetværk uden problemer. Duplex udskrivning og en hastighed på 25 sider i minuttet. En fin løsning til det mindre udskrivningsbehov. En papirkapacitet på 250 ark indikerer dog at det er en løsning til det lille forbrug. En specialitet! Den har fax-modul, til de få (danske) virksomheder der har et behov i den retning.
Med en anslået levetid på fem år og et månedligt forbrug på 1.000 sider, har man en sidepris som følger:
Konklusion: KYOCERA ECOSYS FS-1325 – Sidepris 21,8 øre pr. tryk, I beregningen er ikke medregnet maintenancekit, der skal anskaffes efter ca, 100.000 tryk.
Scenarie 2.
Forbruget er ca 2.000 print pr. måned der indscannes et par hundrede sider. Op til 3 brugere:
Kyocera Ecosys M2040dn er med de lidt større tonerbeholdere en god løsning til det lidt større udskrivningsbehov. M2040 er solid og enkel at anvende, et minus kan være det lille display der de første gange man anvender denne All-in-one printer, kan give lidt udfordringer, men med lidt øvelse er det ganske intuitivt. Ecosys M2040dn printer 20 sider i minuttet, den har duplex og kan tilsluttes virksomhedens netværk med ethernet.
Med en anslået levetid på fem år og et månedligt forbrug på 2.000 sider, har man en sidepris som følger:
Konklusion: KYOCERA ECOSYS M2040dn – Sidepris 11 øre pr. tryk, I beregningen er ikke medregnet maintenancekit, der skal anskaffes efter ca, 100.000 tryk.
Scenarie 3:
Forbruget er 3.000 print pr. måned 1.000 scan 3-4 brugere
Har man et behov for udskrivning af større mængder A4 print samt en del scanningsopgaver i løbet af dagen, så er Kyocera Ecosys M2640idw en god løsning. Med det store intuitive betjeningspanel er det nemt og hurtigt at afvikle scanningsopgaver. M2640idw er bygget på HyPas-platformen, det betyder at der kan integreres avancerede scanningsprocesser. Det gør denne forholdsvis billige multifunktionsprinter interessant i det mindre advokatkontor, miljøer hvor der håndteres ordrer med mange fysiske bilag, ejendomsadministratorer og lignende arbejdsmiljøer, hvor man gerne vil fjerne tidsrøvende processer i relation til dokumenthåndtering. Dertil er M2640idw som standard udstyret med Wifi, Wireless LAN. Med en anslået levetid på fem år og et forbrug på 3.000 sider pr. måned, har man følgende sidepriser på print:
Konklusion: KYOCERA ECOSYS M2640idw – Sidepris 10,3 øre pr. tryk, I beregningen er ikke medregnet maintenancekit, der skal anskaffes efter ca, 100.000 tryk.
*) Baseret på en simpel anskuelse at printerens levetid er minimum 60 måneder. Kontantpris deles herefter ud over 60 måneder. Se alle sort/hvid A4 multifunktionsprintere her. Har du brug for hjælp, er du altid velkommen til at tage kontakt på mail, telefon 20771232 eller via kontaktformularen
Her er en lille vejledning i valg af printer til virksomheden. Fokus på en løsning der udelukkende skal printe. Altså ingen avancerede funktioner som scan mm.
Sort-hvid eller farveprinter?
Det kan diskuteres om der ved valg af laserprinter skal vælges en farveprinter eller sort-hvid printer. I mange sammenhænge er det rigeligt med en sort-hvid printer, hvis det primært er arbejdsdokumenter, mails, korrespondance generelt, der ønskes udskrevet. Af hensyn til at gøre læsning nemmere. Skabe overblik i komplekse sager mm. I andre sammenhænge er en løsning der indbefatter farvemuligheden oplagte, de beskrives andetsteds.
I denne lille produkt guide er der er fokuseret på tre forskellige Kyocera sort/hvid A4 laserprintere.
Denne type printer er stadig og vil nok altid være den mest foretrukne. Skal der printes store mængder teksttungt materiale, så er det løsningen. Skal der printes pakkesedler, undervisningsmateriale mm. så er det også den printløsning rigtig mange kunder vælger.
Scenarie 1. Forbruget ligger på ca. 2.000 print pr. måned.
KYOCERA ECOSYS P2040dn kunne være et fint valg. Printeren har en anskaffelsespris på kun 1.698,- (november 2018), med netværkstilslutning, duplex udskrivning og en hastighed på 40 sider i minuttet. Printeren kan udbygges med 2×500 ark papirmagasiner samt underskab.
Med en anslået levetid på fem år og et månedligt forbrug på 2.000 sider, har man en sidepris som følger:
Konklusion: KYOCERA ECOSYS P2040dn – Sidepris 11 øre pr. tryk,
Scenarie 2. Forbruget er ca 6.000 print pr. måned
Kyocera Ecosys P3045dn en særdeles solid og miljøvenlig printer. En ægte arbejdshest til følgesedler og lignende. Ecosys P3045dn printer 45 sider i minuttet, duplex og med ethernet tilslutning. Tilkøbes bulkpapirmagasinet PF-3100, der rummer 2.000 ark, så er Kyocera Ecosys P3045dn en seriøs konkurrent til de store multifunktionsmaskiner, hvis behovet altså kun er print.
Med en anslået levetid på fem år og et månedligt forbrug på 6.000 sider, har man en sidepris som følger:
Konklusion: KYOCERA ECOSYS P3045dn – Sidepris 6,35øre pr. tryk,
Scenarie 3: Forbruget er 12.000 print pr. måned
Har man et behov for udskrivning af store mængder A4 print. Eksempelvis et kopicenter på undervisningssted til produktion af kompendier, afhandlinger mm. Er det en mulighed at gå denne vej, med Kyocera Ecosys P3060dn. Det kunne også være et lager, en ejendomsadministrator mm. Det er den type virksomheder der typisk køber denne kraftige printer.
Med en anslået levetid på fem år og et forbrug på 12.000 sider pr. måned, har man følgende sidepris:
Påvirkningen fra printere og kopimaskiner afhænger af flere faktorer:
Kopimaskinens hastighed/ydeevne. En stor og hurtig kopimaskine vil afgive mere varme end en mindre kopimaskine
Kopimaskinens alder. Ældre maskiner forurener mere end de nye modeller.
Vedligehold af kopimaskinen. Har maskinen fået skiftet filtre?
Brugen af printeren/kopimaskinen.
Printer i mange småjobs af tre sider skal maskinen varme op mange gange.
Opvarmningsprocessen udvikler rigtig meget varme.
Lokalets beskaffenhed.
Er der ventilation i det lokale printeren er placeret
Er der kontorarbejdspladser tæt på kopimaskinen?
Har kopimaskinen sit eget rum med en dør der kan lukkes?
Når BB Kommunikation leverer en ny kopimaskine/multifunktionsmaskine eller printer følger der en brugervejledning med. Heraf vil det også fremgå hvordan man anvender udstyret på mest fornuftig vis.
Generelt kan det siges. Der skal være god ventilation i kontormiljøet. Der er mange andre kilder til forurening. Møbler, tæpper, skærme computere og lignende der udsender miljøskadelige stoffer.
Læs Arbejdstilsynets vejledning her, kopimaskiner og printere er nævnt under punkt 2.2.2 “Afgasning”.
Gode råd omkring køb og placering af kopimaskine og printer
Passer løsningen til virksomhedens behov?
Undgå mange små printenheder i lokalet
Undgå at overdimensionere løsningen
Har i et separat rum med udsugning, så er det den optimale løsning
Opstilles kopimaskinen i kontorlokalet vil det være tilrådeligt med en form for punktudsugning
Opstil støjskærme mellem skriveborde og kopimaskine
Sørg for at der er god afstand fra printeren til de nærmeste arbejdspladser
Vær opmærksom på hvor der er flugtveje.
Det er en no go at opstille kopimaskinen i en gang der er flugtvej.
Men alt det ovenstående har BB Kommunikation helt styr på.
Ring på 20771232 og få hjælp og rådgivning forud for at i indgår en aftale omkring ny kopimaskine eller printer!
Hen over sommeren har vi leveret og implementeret ny løsning til print– og dokumentscanning hos et advokatkontor i Aarhus med knapt 40 ansatte
Ønsker:
Et ønske om mere driftstabilt udstyr
En bedre service med hurtigere respons
Overgangen til ”Digital hovedforhandling”
Øget behov omkring indeksering og arkivering i søgbart PDF format
Implementering af elektronisk bilagshåndtering med ny løsning til dokumentscanning
Udskrivning forenklet med Sikker Udskrift – Pull Print
Casen/Udfordringer:
I forbindelse med flytning til nye lokaler bliver der behov for en ekstra maskine.
To multifunktionsmaskiner skal ofte genstartes af uransagelige grunde.
OCR løsningen ligger i multifunktionsmaskinen. Ved store scanningsopgaver bryder maskinen sammen
Man ønsker at forbedre dokumentscanning i forbindelse med implementering af ”Digitale Hovedforhandlinger” samt som et generelt ønske om at dirigere de store mængder papir over i en elektronisk form.
Servere er trætte og har dagligt performance problemer
Serverløsning der kører ca. 40 brugere, er placeret internt og skiftes ved samme lejlighed.
Der printes ca 550.000 sider pr. år
Dokumentscanning:
Konsolidere dokumentscanning i forbindelse med overgang til ”Digital Hovedforandling”
Levere søgbare filer direkte ind i Unik Advosys
Tekst i dokumenter bliver afløftet og gemt i søgbart PDF format.
Navngivet med dokumenttype: Replik, Duplik, Fuldmagtserklæring etc. samt sagsnummer
Filer navngives hurtigt da typiske dokumenttyper ligger i en rulleliste
Filer kan tilføjes påtrykt sidenummerering (1/3, 2/3 etc.)
Tre multifunktionsmaskiner:
Tre hurtige og driftsikre multifunktionsmaskiner. Hastighed print, 55 sider/minut. Hastighed scan, 80/160 sider pr. minut Se eksempler på tilsvarende løsninger her
Follow Me printløsning:
Print leveres til server og udløses ved en vilkårlig printer efter indtastning af pinkode
Tidsforbrug i forbindelse med afhentning af print reduceres meget
Ingen sammenblandede dokumenter
Ingen uafhentede print
Beskrivelse af hardware og software på løsningen:
Dokumentscan baseret på software fra Nuance – Autostore Express – en løsning der kan tilrettes med mange forskellige processoptimerende funktioner.
PullPrint løsning baseret på software fra PaperCut. Et fleksibelt produkt der er enkelt at anvende og integrerbart til eksisterende printløsning
Printere/kopimaskiner med fuld service i driftsaftale. Aftalen er fleksibel og der kan nemt skaleres op og ned i udstyr og kapacitet
