Hen over sommeren har vi leveret og implementeret ny løsning til print– og dokumentscanning hos et advokatkontor i Aarhus med knapt 40 ansatte
Ønsker:
- Et ønske om mere driftstabilt udstyr
- En bedre service med hurtigere respons
- Overgangen til ”Digital hovedforhandling”
- Øget behov omkring indeksering og arkivering i søgbart PDF format
- Implementering af elektronisk bilagshåndtering med ny løsning til dokumentscanning
- Udskrivning forenklet med Sikker Udskrift – Pull Print
Casen/Udfordringer:
- I forbindelse med flytning til nye lokaler bliver der behov for en ekstra maskine.
- To multifunktionsmaskiner skal ofte genstartes af uransagelige grunde.
- OCR løsningen ligger i multifunktionsmaskinen. Ved store scanningsopgaver bryder maskinen sammen
- Man ønsker at forbedre dokumentscanning i forbindelse med implementering af ”Digitale Hovedforhandlinger” samt som et generelt ønske om at dirigere de store mængder papir over i en elektronisk form.
- Servere er trætte og har dagligt performance problemer
- Serverløsning der kører ca. 40 brugere, er placeret internt og skiftes ved samme lejlighed.
- Der printes ca 550.000 sider pr. år
Løsningen – Dokumentscanning:
- Konsolidere dokumentscanning i forbindelse med overgang til ”Digital Hovedforandling”
- Levere søgbare filer direkte ind i Unik Advosys
- Tekst i dokumenter bliver afløftet og gemt i søgbart PDF format.
- Navngivet med dokumenttype: Replik, Duplik, Fuldmagtserklæring etc. samt sagsnummer
- Filer navngives hurtigt da typiske dokumenttyper ligger i en rulleliste
- Filer kan tilføjes påtrykt sidenummerering (1/3, 2/3 etc.)
Løsningen – Tre multifunktionsmaskiner:
- Tre hurtige og driftssikre multifunktionsmaskiner. Hastighed print, 55 sider/minut. Hastighed scan, 80/160 sider pr. minut Se eksempler på tilsvarende løsninger her
Løsningen – Follow Me printløsning:
- Print leveres til server og udløses ved en vilkårlig printer efter indtastning af pinkode
- Tidsforbrug i forbindelse med afhentning af print reduceres meget
- Ingen sammenblandede dokumenter
- Ingen uafhentede print
Beskrivelse af hardware og software på løsningen:
- Dokumentscan baseret på Autostore – en løsning der kan tilrettes med mange forskellige processoptimerende funktioner.
- PullPrint løsning baseret på software fra PaperCut. Et fleksibelt produkt der er enkelt at anvende og integrerbart til eksisterende printløsning
- Printere/kopimaskiner med fuld service i driftsaftale. Aftalen er fleksibel og der kan nemt skaleres op og ned i udstyr og kapacitet
Vil du høre mere om løsningen, så kan du nemt komme i kontakt her! Eller ring! Tlf. 60982527
